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中國青年網(wǎng)北京3月8日電 近年來，隨著人們環(huán)保意識的增強，無紙化辦公的概念逐漸應用到現(xiàn)實。無那么，紙化辦公有什么好處，又存在哪些問題？
無紙化辦公可以提高效率、減少浪費
“今年兩會期間，我就感受到無紙化辦公的環(huán)保，人大會議推進會議文件資料電子化，我們通過U盤和平板進行意見的提交，代表履職更加便捷，相信大會也會開得更加精簡、高效?！比珖舜蟠怼⒑鲜埣医绻睬鄨F慈利縣委副書記向偉藝說。
安徽師范大學秘書學專業(yè)教師張敬長期關(guān)注并研究無紙化辦公的發(fā)展，他認為，不推進無紙化辦公，就無法促使辦公朝著高效率、高質(zhì)量、大容量、智能化發(fā)展，也不利于自然資源的保護。“無紙化辦公是信息時代辦公發(fā)展的必然趨勢。它的優(yōu)勢在于利用現(xiàn)代新科技、新設備實現(xiàn)辦公的高效率，節(jié)約辦公的空間、時間等成本，一定程度上節(jié)省資源，與國家倡導的‘節(jié)能環(huán)保’的低碳理念不謀而合?！?/span>
“無紙化和信息化辦公可以減少紙張和印刷等辦公成本，避免紙張的浪費，更好地踐行綠色辦公的理念?！苯鹕睫k公高級副總裁姜志強告訴記者，無紙化辦公打破了時間和空間的限制，很多操作可以直接在手機上完成，大大減輕了人員的工作量，“線上工作的方式，不僅顯著提升了工作效率，而且全程操作留痕，更便于辦公資產(chǎn)的集中管控”。
“學校基本都在推進線上的程序。”疫情期間，中南大學基礎醫(yī)學院行政老師聞佳敏對于無紙化辦公感觸頗深，她發(fā)現(xiàn)在這個過程中，很多事情是可以不需要辦事人往返奔波的，節(jié)約了很多時間。“精簡辦事程序，一件事一次辦，可以大大提高效率，減輕基層人員的負擔?！?/span>
重慶人文科技學院學生會負責人譚敏在學生工作中認識到了無紙化辦公的好處。“我們很多工作都是通過線上推進的，比如會議記錄、活動簽到等。”譚敏表示，以往用筆和紙來記錄會議內(nèi)容，工作效率并不高，而無紙化辦公最直接的優(yōu)勢就是提高工作效率。
許澤豪是山東管理學院會計學專業(yè)學生，他告訴記者，在學習專業(yè)課程時會填寫許多憑證，全部用紙無異于浪費，但是通過會計信息化練習，既能學會相關(guān)理論知識，也不會造成浪費。“會計信息化輸入還能提高效率，出錯時能馬上更改，不至于填錯一張浪費一張?！?/span>
加強保密性，認可有效性，讓無紙化辦公沒有后顧之憂
向偉藝代表告訴記者，平時省里工作也越來越趨向于低碳辦公，“比如各部門一些視頻會議，隨時隨地就可以開，節(jié)約了交通和場地的碳排放”。他認為，低碳環(huán)保和無紙化辦公是節(jié)省辦公成本、提高辦公效率的有效舉措，建議政府部門逐步推進這項工作。
作為高校行政老師，聞佳敏認為無紙化辦公要考慮涉密性、隱私性和安全性的問題，特殊事項可以有特殊處理方式。但同時，她也希望有關(guān)部門在制定日常辦事規(guī)章制度和辦理各類事項的時候，能夠進一步接受和認可無紙化辦公的有效性。“如何在法律意義上認可這種辦事程序，還是比較重要的，期待代表委員們?yōu)榇私ㄑ垣I策?！?/span>
姜志強告訴記者，線上線下容易“兩條腿走路”，比如文件在OA系統(tǒng)上報后，仍要打印紙質(zhì)版；又如文檔材料線上審批后，還需要線下簽字、蓋章?！叭绻k公流程沒有完全打通，許多環(huán)節(jié)仍然需要反復打印修改，這就違背了無紙化辦公的初衷?！?/span>
譚敏也希望更多人認可無紙化辦公，“現(xiàn)在很多人還是只認白紙黑字紅章，我希望代表委員們能多為無紙化辦公發(fā)聲，積極引導人們轉(zhuǎn)變觀念?！弊T敏表示，無紙化辦公推行后不能淪為形式主義，建議完善配套設施和技術(shù)團隊建設。
“我想對代表委員說，希望我們國家能在無紙化辦公這一方面推出更詳細的規(guī)章制度，規(guī)范電子章、電子憑證、電子證書的使用?！痹S澤豪非常認可無紙化辦公，他期待國家在辦公信息系統(tǒng)的保密工作上加強監(jiān)管和保護，讓無紙化辦公沒有后顧之憂。
關(guān)鍵在于宣傳教育，引導全社會、全行業(yè)形成共識
“無紙化辦公的理念很好，我們運營商十年前就在做了?！比珖f(xié)委員、云南聯(lián)通黨委書記、總經(jīng)理張云勇告訴記者，在業(yè)務實踐中可以看到無紙化辦公的好處。但他也強調(diào)，不能忽視其中存在的問題：無紙化辦公的總成本高于有紙化辦公，不利于推廣。
張云勇舉例說，過去在營業(yè)廳里打印話單，一打就打很多，現(xiàn)在都是買各種終端設備，上面還要安裝軟件，總成本還是高。他指出，廠家開發(fā)的系統(tǒng)和設備在形成規(guī)模效應之前，成本居高不下。
需要注意的是，并不是所有人都能接受無紙化。張云勇告訴記者，他發(fā)現(xiàn)一些老年人很關(guān)心話費詳單，看得很仔細，“但讓他們用智能系統(tǒng)，他哪會用，只能用紙打印出來，還是有紙化”。
“推進無紙化辦公的關(guān)鍵是宣傳教育，讓全社會、全行業(yè)接受這個事情?！睆堅朴抡J為，全行業(yè)要加強引導，達成無紙化辦公的共識，形成規(guī)模效應，真正的把成本降下來?！翱赡苓@樣才能有健康、良性的發(fā)展?！?/span>
姜志強表示，希望在實現(xiàn)綠色辦公的過程中，以節(jié)約成本、提高效率為核心目標，在細節(jié)處打磨好產(chǎn)品，實現(xiàn)辦公全流程規(guī)范化運轉(zhuǎn)，讓無紙化辦公更好用、更易用。
張敬曾在高校為師生講授《辦公自動化原理及應用》《辦公軟件使用》等課程，他也認為，推進無紙化辦公需要管理理念的轉(zhuǎn)變，辦公習慣的轉(zhuǎn)變，“辦公人員要與時俱進，適應新時代發(fā)展”。此外，他還建議設備廠商加強技術(shù)與設備的整合，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢。
備注：新聞來自中國青年網(wǎng)。
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